Zwischenstand Rückabwicklung

Liebe Freundinnen und Freunde des Auerworld Festivals,
seit dem 18. September 2016 ist die Frist für die Rückabwicklung abgelaufen und wir sagten Euch, dass es etwa vier bis sechs Wochen dauern wird, bis wir alle Anfragen bearbeitet haben. Die Buttons und Bändchen sind an alle, die eine Erinnerung an das Festival haben wollten, Anfang November verschickt worden.
Die Überweisung des Geldes wird bis voraussichtlich Mitte Dezember abgeschlossen sein. Da es sich um 1600 Tickets handelt, war eine manuelle Bearbeitung nicht möglich und so legten wir dies vertrauensvoll in die Hände eines Programmierers. Durch die Geburt seiner Tochter verzögerte sich nun noch einmal der Prozess.
Wir sind Euch unendlich dankbar, dass Ihr so geduldig mit uns seid.
Euer Auerworld Festival e.V.

Festivalabbau beendet | Rückabwicklung Tickets

Liebe Freundinnen und Freunde,

es bleibt diesen Sommer eine Leerstelle. Wir konnten mit Euch nicht am Weidenrutenpalast das 18. Auerworld Festival feiern. Zwei Tage vorher mussten wir Euch absagen, da unser Festivalgelände nach einem Unwetter mit Starkregen überschwemmt war. Kniehoch stand das Wasser im Wäldchen und auch die Zeltwiesen waren nicht befahrbar.

Jetzt ist der einwöchige Abbau des Festivals beendet und alles verstaut. Zurück bleibt das traurige Gefühl. Es war eine schwere Entscheidung, unser Festival nach monatelangen Vorbereitungen abzusagen. Doch hatten wir keine andere Wahl …

Rückerstattung oder Spende?

Am Wochenende haben wir uns gleich an ein System für die Rückabwicklung der Festivaltickets gesetzt. Wir bitten Euch, das Online-Formular bis zum 18. September 2016 auszufüllen. Es gibt zwei Möglichkeiten: Entweder erhaltet Ihr einen Teilbetrag des Tickets zurück oder Ihr verzichtet darauf. Im letzteren Fall können wir Euch eine Spendenbescheinigung über den Gesamtbetrag des Tickets ausstellen. Ab Mitte September 2016 beginnt die Rückabwicklung durch unser ehrenamtliches Team. Dieser Prozess wird circa vier bis sechs Wochen dauern.

Rückerstattung des Tickets zwischen 20 und 30 %

Ihr fragt Euch bestimmt, wie hoch der Teilbetrag sein wird, den wir Euch als Veranstalter zurückerstatten können. Aktuell gehen wir davon aus, dass unser Verein zwischen 20 und 30 % des Ticketpreises an Euch auszahlen kann. Bei einem 35-Euro-Ticket wären dies zwischen sechs und zehn Euro. Das ist nicht viel! Doch führt Euch bitte vor Augen, dass zwei Tage vor Beginn des Festivals der Großteil des Budgets bereits ausgegeben war. Alle geliehenen Zelte, Toiletten, Müllcontainer und Bauzäune waren bereits angeliefert und von Dienstleistern aufgebaut worden. Für den Aufbau waren Radlader und Transporter im Einsatz, Materialien verbaut und rund 50 ehrenamtliche Helfer/-innen wurden versorgt. Hinzu kommen Ausgaben für Genehmigungen und Versicherungen für die Veranstaltung, die Transaktionsgebühren für die Crowdfunding-Plattform und die Produktionskosten für Programmhefte, Buttons und Bändchen. Dies sind nur einige der Ausgaben des diesjährigen Festivals. Sobald wir sie komplett erfasst haben, geben wir Euch auf unserer Webseite einen finanziellen Überblick.

Durch die Stornierungen zwei Tage vor dem Festival konnten wir die Ausgaben für die Veranstaltungstechnik, die Security, die Einlasskontrolle und Bar vermeiden. Welche Stornierungskosten auf uns zukommen, steht aktuell noch nicht fest. Unseren 13 gebuchten Bands und DJs, rund 50 Workshopleiter/-innen/Vereinen/Initiativen und 20 Verkaufsständen konnten wir noch vor Anreise rechtzeitig absagen. Nur die Green Area war schon mit Kinotastik und Pirate Kitchen aufgebaut. Letztere übernahmen die Verpflegung des Auf- und Abbauteams.

Absage wegen Unwetter

Bei unserer Crowdfunding-Kampagne auf »Startnext« hatten wir Euch informiert, dass wir im Falle eines Unwetters die »Dankeschöns« abzüglich der zu diesem Zeitpunkt angefallen Kosten zurückzahlen. Manche von Euch fragten uns letzte Woche nach einer Veranstaltungsausfallversicherung. Der Auerworld Festival e.V. hat diese Art der Versicherung nicht abgeschlossen. Finanzielle Schäden durch den Ausfall des Festivals wegen des Unwetters sind daher nicht abgedeckt. Wie wir 2014 nach unserem Sturmschaden erfahren mussten, bedeutet eine abgeschlossene Versicherung auch noch lange nicht, dass der Schaden durch die Versicherung reguliert wird. Unsere Veranstalterhaftpflichtversicherung lässt uns und unsere geschädigten Dienstleister bis heute auf dem Schaden sitzen.

Ausblick und kleiner Trost

Trotz der herben Enttäuschung dieses Jahr möchten wir nach vorne blicken. Unser gemeinnütziger Verein hat schon viele schwierige Situationen als Veranstalter eines Festivals überstanden. Wie gern hätten wir mit Euch das 18. Auerworld Festival am Weidenrutenpalast gefeiert.

Wir hoffen, dass Ihr die nächsten sechs Wochen unser Online-Formular ausfüllt. Ihr könnt darin auch angeben, ob Ihr einen Button und ein Festivalbändchen per Post erhalten möchtet. Das ist nur ein kleiner Trost für all das, was wir gemeinsam hätten erleben können, doch ein Symbol für »Freunde unter Weiden«.

Wir freuen uns, von Euch zu hören!

Euer Auerworld Festival e.V.

Aktuelle Lage: Festivalgelände

Wir bedanken uns für Eure aufmunternden Worte und Euer Verständnis. Wir sind unglaublich traurig, dass wir das Auerworld Festival nach dem Unwetter am Mittwochabend absagen mussten. Unsere Entscheidung war richtig und verantwortungsvoll, aber schmerzt unser Team sehr. So viel Energie, Herzblut und Ehrenamt steckt in den Vorbereitungen unseres Festivals, das dieses Jahr nicht gefeiert werden kann. Auch verstehen wir Eure Enttäuschung und sind uns bewusst, dass Ihr die schlechte Nachricht erst einmal verkraften müsst. Wir alle standen in den Startlöchern, waren voller Vorfreude und mussten kurzfristig komplett umdenken.

Wir möchten Euch kurz berichten, wie es bei uns aktuell aussieht:

  • Dem Aufbau folgte unmittelbar der Abbau, der seit Donnerstag mit rund 30 Helfer/-innen läuft. Weitere Gewitter mit Starkregen sind knapp an uns vorbeigezogen, sodass wir mit den Arbeiten relativ gut vorankommen. Aktuell zieht eine Gewitterfront auf uns zu, die Wetterlage ist nach wie vor fragil und es hat wieder geregnet.
  • Unser Festivalgelände steht noch immer unter Wasser – zwar nicht mehr knietief im Wäldchen und Barbereich, doch überall sind noch kleine Seen und Wasserlachen. Nach wie vor ist unser Gelände unbefahrbar. Keiner kommt über die Zugangswege auf die Wiese und wieder herunter. Jedes Auto, das über die Zeltwiesen fährt, hinterlässt Furchen. Schon am Mittwoch, dem Tag des Unwetters, schleppten wir mit unseren Traktoren einzelne Fahrzeuge ab, die im Schlamm stecken blieben. Wir hätten Euch auf keinen Fall auf das Gelände bekommen. Es hätte chaotische Zustände gegeben, wenn 1.600 Gäste anreisen und steckenbleiben. Mal von den Flurschäden auf den gepachteten Zeltwiesen abgesehen. Das war einer der Gründe, warum wir absagen mussten. Außerdem konnten wir den Aufbau nicht fortsetzen.
  • Da die Zeltwiesen auch jetzt noch sehr nass sind, hättet ihr Eure Zelte im Wasser aufbauen müssen.
  • Unsere Kooperationspartner Pirate Kitchen und Kinotastik waren schon vor dem Unwetter angereist und versorgen jetzt unser Abbauteam. Es ist unklar, wann sie mit ihren LKWs von dem Gelände fahren können.
  • Das Wasser sickert wegen des hohen Grundwasserspiegels nur langsam ab. Dieser Prozess dauert nach unseren Erfahrungen rund um den Weidenrutenpalast bis zu zwei Wochen. Auch die umliegenden Wiesen und Dörfer sind vom Unwetter überschwemmt worden.
  • Unser Festivalbüro hatte Mittwochnacht alle Hände voll zu tun, um die Absagen an unsere Gäste, Künstler/-innen, Workshopleiter/-innen, Händler, Lieferanten, Barangestellte, Security, Filmteam, Fotograf, Fahrer und Abbauhelfer zu kommunizieren. Die letzten Bestellungen (Material, Lebensmittel, Getränke usw.) konnten noch storniert werden. Wir sagten unsere Veranstaltung bei der Gema ab und stornierten weitere Mietautos, die Veranstaltungstechnik und die Ausstattung der Bar (Biertischgarnituren, Kühlwagen usw.). Wir können aktuell nicht abschätzen, wie viele Kosten uns aufgrund der Stornierungen und Absagen im Einzelfall entstehen.
  • Natürlich waren schon zwei Tage vor dem Festival viele Ausgaben entstanden: die geliehenen Zelte, Toiletten, Müllcontainer, Bauzäune etc. waren schon aufgebaut. Die Genehmigungen und Versicherungen für die Veranstaltung waren bezahlt und die Programmhefte und Bändchen produziert. Die Ausgaben für die Infrastruktur, die rund 60 % des Gesamtbudgets ausmachen, sind nur in Ausnahmefällen zu reduzieren. Hier sind wir von der Kulanz unserer Dienstleister abhängig.
  • Wir müssen noch eine Lösung erarbeiten, wie die Rückerstattung Eurer Tickets organisiert wird. Wir bitten um Eure Geduld. Wir werden Euch die Ausgaben des Festivals transparent aufbereiten, sodass ihr nachvollziehen könnt, welcher Teil Eures Tickets zurückerstattet werden kann.
  • Einige von Euch haben schon angekündigt, dass sie kein Geld zurück haben möchten und den Wert ihres Tickets unserem gemeinnützigen Verein spenden. Das berührt uns sehr und hilft uns diese schwierige Situation zu verkraften.
  • Manche von Euch fragten uns, ob wir das Auerworld Festival auf einen anderen Termin in diesem Jahr verschieben könnten. Dies ist leider nicht möglich. Wir hatten rund 500 Menschen für das letzte Wochenende im Juli mit einem Vorlauf von rund drei Monaten eingeladen. Es ist ausgeschlossen, dass wir unsere 13 gebuchten Bands und DJs, rund 50 Workshopleiter/-innen/Vereine/Initiativen, 20 Verkaufsstände sowie 80 Auf- und Abbauhelfer/-innen auf ein anderes Wochenende „umbuchen“ können. Hinzu kommt, dass wir als ehrenamtliche Veranstalter kein zweites Mal diesen Sommer zwei Wochen Urlaub für die Umsetzung unseres Festivals nehmen können. Wir werden die nächsten Monate noch viel Arbeit haben, um die Folgen des abgesagten Festivals zu bewältigen. Unser 11-köpfiges Kernteam war vier bis fünf Monate mit der Vorbereitung beschäftigt. Dieses Jahr werden wir leider nicht volljährig!
  • Wir blicken trotz allem nach vorne. Heute werden wir kein Festival eröffnen. Ein Unwetter ist ein Ereignis, das wir nicht in unserer Hand haben. Wir können jetzt nur mit den Folgen umgehen und das Beste daraus machen.

Danke für Eure Unterstützung!

Euer Auerworld Festival e.V.