Festivalabbau beendet | Rückabwicklung Tickets

Liebe Freundinnen und Freunde,

es bleibt diesen Sommer eine Leerstelle. Wir konnten mit Euch nicht am Weidenrutenpalast das 18. Auerworld Festival feiern. Zwei Tage vorher mussten wir Euch absagen, da unser Festivalgelände nach einem Unwetter mit Starkregen überschwemmt war. Kniehoch stand das Wasser im Wäldchen und auch die Zeltwiesen waren nicht befahrbar.

Jetzt ist der einwöchige Abbau des Festivals beendet und alles verstaut. Zurück bleibt das traurige Gefühl. Es war eine schwere Entscheidung, unser Festival nach monatelangen Vorbereitungen abzusagen. Doch hatten wir keine andere Wahl …

Rückerstattung oder Spende?

Am Wochenende haben wir uns gleich an ein System für die Rückabwicklung der Festivaltickets gesetzt. Wir bitten Euch, das Online-Formular bis zum 18. September 2016 auszufüllen. Es gibt zwei Möglichkeiten: Entweder erhaltet Ihr einen Teilbetrag des Tickets zurück oder Ihr verzichtet darauf. Im letzteren Fall können wir Euch eine Spendenbescheinigung über den Gesamtbetrag des Tickets ausstellen. Ab Mitte September 2016 beginnt die Rückabwicklung durch unser ehrenamtliches Team. Dieser Prozess wird circa vier bis sechs Wochen dauern.

Rückerstattung des Tickets zwischen 20 und 30 %

Ihr fragt Euch bestimmt, wie hoch der Teilbetrag sein wird, den wir Euch als Veranstalter zurückerstatten können. Aktuell gehen wir davon aus, dass unser Verein zwischen 20 und 30 % des Ticketpreises an Euch auszahlen kann. Bei einem 35-Euro-Ticket wären dies zwischen sechs und zehn Euro. Das ist nicht viel! Doch führt Euch bitte vor Augen, dass zwei Tage vor Beginn des Festivals der Großteil des Budgets bereits ausgegeben war. Alle geliehenen Zelte, Toiletten, Müllcontainer und Bauzäune waren bereits angeliefert und von Dienstleistern aufgebaut worden. Für den Aufbau waren Radlader und Transporter im Einsatz, Materialien verbaut und rund 50 ehrenamtliche Helfer/-innen wurden versorgt. Hinzu kommen Ausgaben für Genehmigungen und Versicherungen für die Veranstaltung, die Transaktionsgebühren für die Crowdfunding-Plattform und die Produktionskosten für Programmhefte, Buttons und Bändchen. Dies sind nur einige der Ausgaben des diesjährigen Festivals. Sobald wir sie komplett erfasst haben, geben wir Euch auf unserer Webseite einen finanziellen Überblick.

Durch die Stornierungen zwei Tage vor dem Festival konnten wir die Ausgaben für die Veranstaltungstechnik, die Security, die Einlasskontrolle und Bar vermeiden. Welche Stornierungskosten auf uns zukommen, steht aktuell noch nicht fest. Unseren 13 gebuchten Bands und DJs, rund 50 Workshopleiter/-innen/Vereinen/Initiativen und 20 Verkaufsständen konnten wir noch vor Anreise rechtzeitig absagen. Nur die Green Area war schon mit Kinotastik und Pirate Kitchen aufgebaut. Letztere übernahmen die Verpflegung des Auf- und Abbauteams.

Absage wegen Unwetter

Bei unserer Crowdfunding-Kampagne auf »Startnext« hatten wir Euch informiert, dass wir im Falle eines Unwetters die »Dankeschöns« abzüglich der zu diesem Zeitpunkt angefallen Kosten zurückzahlen. Manche von Euch fragten uns letzte Woche nach einer Veranstaltungsausfallversicherung. Der Auerworld Festival e.V. hat diese Art der Versicherung nicht abgeschlossen. Finanzielle Schäden durch den Ausfall des Festivals wegen des Unwetters sind daher nicht abgedeckt. Wie wir 2014 nach unserem Sturmschaden erfahren mussten, bedeutet eine abgeschlossene Versicherung auch noch lange nicht, dass der Schaden durch die Versicherung reguliert wird. Unsere Veranstalterhaftpflichtversicherung lässt uns und unsere geschädigten Dienstleister bis heute auf dem Schaden sitzen.

Ausblick und kleiner Trost

Trotz der herben Enttäuschung dieses Jahr möchten wir nach vorne blicken. Unser gemeinnütziger Verein hat schon viele schwierige Situationen als Veranstalter eines Festivals überstanden. Wie gern hätten wir mit Euch das 18. Auerworld Festival am Weidenrutenpalast gefeiert.

Wir hoffen, dass Ihr die nächsten sechs Wochen unser Online-Formular ausfüllt. Ihr könnt darin auch angeben, ob Ihr einen Button und ein Festivalbändchen per Post erhalten möchtet. Das ist nur ein kleiner Trost für all das, was wir gemeinsam hätten erleben können, doch ein Symbol für »Freunde unter Weiden«.

Wir freuen uns, von Euch zu hören!

Euer Auerworld Festival e.V.

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